Le secrétariat administratif regroupe toutes les tâches de secrétariat classique : frappe de courrier, mise en forme de documents, transmission des informations, rédaction de notes, tri et archivage de tous les documents utiles au bon fonctionnement de l’activité.

Mais c’est aussi la réception des visiteurs, clients, fournisseurs, la prise de messages et la planification de rendez-vous.

La secrétaire administrative trie, distribue, affranchit, enregistre le courrier postal et s'occupe de la gestion des messages électroniques.

Votre secrétaire administrative organise les déplacements, séminaires, réunions et événements.

Elle peut aussi gérer le stock et l’approvisionnement des fournitures administratives, fontaines à eaux, les contrats de maintenance des copieurs et imprimantes…

Si vous avez des salariés le secrétariat privé peut veiller à la bonne tenue des registres du personnel, au suivi de la médecine du travail, peut accompagner la mise en place du DUER (sélection de prestataires spécialisés), suivre les dossiers de financement de formations…

Relances client

La relance des clients est chronophage et fastidieuse, mais elle est primordiale pour la gestion de la trésorerie de toute entreprise.

Dans les périodes délicates, une bonne gestion de la relance clients peut permettre d’atténuer les difficultés (découvert bancaire, voir impossibilité de régler ses dettes). De nombreuses entreprises connaissent des difficultés notamment parce que leurs clients ont des retards de paiement qui ne sont pas correctement suivis.

Le secrétariat privé effectue pour vous et sous votre contrôle le suivi des impayés et les relances clients afin de :

• Réduire les retards de paiement et améliorer votre délai moyen de règlement client
• Eviter les impayés sur les clients à risque
• Améliorer votre trésorerie

Si besoin la secrétaire privée rédige avec vous les mises en demeure.

Relances fournisseurs

En cas de gros projets vous avez besoin de la coopération de vos fournisseurs, prestataires et sous traitants pour remettre rapidement une offre complète.

Le secrétariat les relance pour vous permettre de communiquer vos devis dans les temps et ne pas passer à côté de nouveaux marchés.

Votre secrétaire privée intervient en home office ou sur site à Angoulême, Jarnac, Cognac ou Saintes.